Una cotización tiene que dejar claras tres cosas: qué vas a entregar, cuánto cuesta con impuestos y en qué condiciones. Si eso está, el cliente puede decidir sin llamarte para preguntar. Aquí tienes los pasos y los datos que no deben faltar, con lo que cambia de un país a otro.
Si quieres irla armando mientras lees, el formato de cotización tiene el generador listo: pones tus datos, los del cliente y las líneas, y lo descargas en PDF con el impuesto de tu país.
Crea presupuestos profesionales en menos de 1 minuto
Sin cuotas, sin email, sin complicaciones. Rellena los datos y obtén tu presupuesto listo para:
Paso a paso
1. Aclara qué te están pidiendo
Antes de poner precios, asegúrate de entender el pedido: qué productos o servicios, cuántos, con qué calidad, para cuándo y dónde hay que entregarlos. Si algo no está claro, pregunta ahora. Una cotización hecha sobre suposiciones acaba en discusión después.
2. Pon tus datos y los del cliente
Nombre o razón social, dirección, teléfono, correo y tu identificador fiscal: RFC en México, CUIT en Argentina, NIT en Colombia y Guatemala, RUT en Chile y Uruguay, RUC en Perú, Ecuador, Panamá y Paraguay, RNC en República Dominicana. Del cliente, al menos el nombre y el contacto. Si es una empresa, también su identificador, que lo necesitará para dar de alta la compra.
3. Numérala y ponle fecha
Un número propio (por ejemplo, COT-2026-045) te sirve para localizarla cuando el cliente te escriba semanas después. Y la fecha es la referencia de la vigencia.
4. Desglosa cada concepto
Una línea por producto o servicio, con descripción, cantidad, unidad, precio unitario e importe. Cuanto más concreta sea la descripción, menos dudas habrá: «Instalación de 3 contactos dobles con cable calibre 12», mejor que «trabajo eléctrico». Si hay opciones (dos calidades, dos plazos), ponlas por separado y deja claro cuál entra en el total.
5. Calcula impuestos y total
Subtotal, impuesto y total, cada uno en su línea. Los tipos generales más habituales son el IVA del 16 % en México, del 21 % en Argentina, del 19 % en Colombia y Chile, del 15 % en Ecuador y el IGV del 18 % en Perú. Hay tipos reducidos y regímenes especiales, como la frontera norte de México, donde se puede aplicar un 8 %. Si tienes dudas sobre tu caso, pregúntale a tu contador. El generador trae los tipos de 22 países y pone el nombre correcto del impuesto (IVA, IGV, ITBIS, ISV, ITBMS…).
6. Escribe las condiciones
- Vigencia: hasta qué fecha mantienes el precio. Lo usual es entre 15 y 30 días.
- Forma de pago: anticipo, pagos parciales, transferencia o efectivo, y a qué cuenta.
- Tiempo de entrega, contado desde que el cliente acepta o paga el anticipo.
- Lo que no incluye: fletes, instalación, permisos, viáticos… Lo que no aclares, el cliente dará por hecho que está incluido.
- Moneda, si trabajas con dólares o con clientes de otro país.
7. Envíala en PDF
Un PDF no se descuadra y se ve igual en el celular y en la computadora. Escribe dos líneas en el correo o el mensaje y adjunta la cotización. No la pegues como texto. Tienes ideas para presentarla en cómo presentar un presupuesto a un cliente. Allí lo llamamos presupuesto, pero es lo mismo.
Qué hace que una cotización sea formal
No hay un formato oficial. Lo que la hace formal es que lleve todo lo anterior: datos fiscales, número, fecha, conceptos desglosados, impuestos, vigencia y condiciones. Una cifra en un mensaje de WhatsApp es un precio, no una cotización. Si después el cliente pide factura, todos los datos ya estarán en la cotización y solo tendrás que pasarlos.
¿En Excel, en Word o en un generador?
En Excel o en Word funciona, pero hay que cuidar las fórmulas y el diseño, y es fácil mandar una con el total mal calculado o con los datos de otro cliente. Con un generador como el nuestro, las cuentas se hacen solas y el PDF sale con buen formato desde el principio. Comparamos las opciones en programas para hacer presupuestos y cotizaciones gratis.
Si trabajas en México
Tienes los detalles de allí (RFC, IVA del 16 % y del 8 % en la frontera, y qué pasa después con la factura electrónica) en cómo hacer una cotización en México. Y si tienes clientes en España, allí se dice presupuesto. En diferencia entre presupuesto y cotización te contamos por qué es el mismo documento.
