Factura proforma: qué es y en qué se diferencia de un presupuesto

Una factura proforma es un documento con el aspecto de una factura que se manda antes de vender, para que el cliente sepa exactamente qué va a recibir y cuánto pagará. En la práctica hace lo mismo que un presupuesto, y por eso se confunden tanto. Pero no es una factura: no sirve ante Hacienda, no se anota en los libros de IVA y el cliente no puede deducirse nada con ella.

Si necesitas una, en el generador eliges «Factura proforma» como tipo de documento y la descargas en PDF.

Qué es exactamente

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) dice cuándo hay que emitir una factura y qué datos debe llevar, pero no regula la proforma. Es un documento comercial, como el presupuesto o el albarán. Tiene el formato de una factura (datos de las dos partes, conceptos, base, impuestos y total), pero con una diferencia clave: documenta una operación que todavía no ha sucedido.

Para que nadie la tome por una factura, escribe «Factura proforma» bien visible y no le des un número de tu serie de facturas. Usa una numeración aparte o ninguna.

Proforma y presupuesto: en qué se diferencian

En el fondo, en poco: las dos son una oferta que el cliente puede aceptar o no. Lo que cambia es para qué se usan.

• El presupuesto se hace para que el cliente decida. Suele llevar condiciones, validez y, a menudo, opciones o partidas que todavía pueden cambiar.
• La proforma se hace cuando la venta ya está casi cerrada y se necesita un papel con forma de factura antes de la factura real: para pagar por adelantado, para que el departamento de compras del cliente autorice el pago o para un trámite.

Lo explicamos con los tres nombres juntos (presupuesto, cotización y proforma) en diferencia entre presupuesto y cotización.

Cuándo se usa

• Pagos por adelantado. El cliente quiere pagar antes de recibir el pedido y necesita un documento con el importe exacto y tus datos bancarios.
• Comercio exterior. El comprador de otro país la usa para pedir licencias de importación, abrir un crédito documentario en su banco o preparar el despacho de aduanas antes de que salga la mercancía.
• Empresas y administraciones. Muchas tienen un circuito de compras en el que alguien tiene que aprobar el gasto antes de pagar, y piden una proforma para eso.
• Ayudas y subvenciones. Algunas convocatorias piden presupuestos o facturas proforma de lo que se va a comprar. Mira qué pide la tuya en concreto.

Si te pagan con la proforma: ojo con el IVA

Aquí está el error más corriente. Si el cliente te paga todo o parte por adelantado, ese cobro ya genera IVA en el momento en que lo recibes. Lo dice el artículo 75.Dos de la Ley del IVA. Así que, al cobrar, tienes que emitir una factura de verdad por el importe recibido, con su número de serie. El Reglamento de facturación prevé que la factura indique la fecha del pago anticipado cuando sea distinta de la fecha de emisión. La proforma no sustituye a esa factura.

Si el cliente paga el 30 % al aceptar, emites una factura por ese 30 %. Cuando terminas, emites otra por el resto.

Qué datos poner

Los mismos que en una factura, para que el cliente pueda tramitar el pago sin preguntarte nada:

• la indicación «Factura proforma»;
• tus datos y los del cliente, con NIF (o el identificador de su país);
• la fecha y, si la usas, una referencia propia;
• la descripción de lo que se vende, con cantidad, precio por unidad e importe;
• la base, los impuestos y el total;
• la validez y la forma de pago, con tu número de cuenta si esperas una transferencia;
• en comercio exterior, además, las condiciones de entrega y lo que pida el comprador para su trámite.

Después de la proforma

Cuando la operación se hace (o cuando cobras por adelantado), emites la factura definitiva con tu numeración normal. La proforma se queda como un documento comercial más. Si quieres repasar cómo se prepara un presupuesto de principio a fin, tienes los pasos en cómo hacer un presupuesto, y en presupuesto con IVA cómo calcular el impuesto.